مدیریت هزینه پروژه چیست ؟

مدیریت هزینه پروژه فرایندی است که برای برنامه‌ریزی، تخمین، تخصیص بودجه، مدیریت و کنترل هزینه پروژه از آغاز تا پایان به کار می‌رود
هدف اصلی مدیریت هزینه پروژه چیست ؟
اتمام و تکمیل پروژه مطابق بودجه مصوب آن است.

برنامه ریزی مدیریت هزینه:

منفعت کلیدی این فرایند، هدایت و مدیریت هزینه های پروژه در سراسر پروژه است. فرآیند های مدیریت هزینه و ابزارها و تکنیک های مرتبط آن ها، در برنامه مدیریت هزینه ثبت می شوند. برنامه مدیریت هزینه، مولفه ایی از برنامه مدیریت پروژه است.

برآورد هزینه ها:

منفعت کلیدی این فرایند، آن است که مقدار هزینه لازم برای تکمیل کار پروژه را مشخص می کند. برآورد های هزینه، یک پیش بینی بر مبنای اطلاعات معلوم در نقطه ای از زمان است که شناسایی و لحاظ کردن گزینه های هزینه های مربوط به شروع و تکمیل پروژه را نیز در بر می گیرد.

هزینه ها برای تمامی منابعی که در پروژه صرف خواهند شد، برآورد می گردند که عبارت از کارگر، مصالح، تجهیزات، خدمات و تسهیلات به همراه مقولات خاصی چون تورم،

تعیین بودجه:
منفعت کلیدی این فرایند، تعیین خط مبنای هزینه جهت نظارت و کنترل عملکرد پروژه است. بودجه پروژه، شامل تمامی سرمایه های تنفیذ شده به اجرای پروژه می باشد. خط مبنای هزینه، ویرایش مصوب از بودجه فازی زمانی پروژه است اما اندوخته های مدیریت را شامل نمی شود.

تکنیک های کنترل هزینه

1 - برنامه ریزی بودجه پروژه

شما باید در ابتدا، برنامه ریزی درست و ایده آلی  برای بودجه بندی پروژه داشته باشید. این بودجه برای تمام هزینه هایی که در طی چرخه پروژه ایجاد می شود. بنابراين برنامه ریزی بودجه، شامل بسياری از پژوهش ها و تصمیم گیری شرایط بحرانی می شود.

2 – پیگیری هزینه ها

پیگیری تمام هزینه های واقعی در طول پروژه نیز اهمیت زیادی دارد. در اینجا بهتر است که بودجه ای را تهیه کنیم که مبتنی بر زمان است. این امر به شما کمک خواهد کرد که در هر فاز بتوانید بودجه ی پروژه را پیگیری کنید. هزینه های واقعی باید بر اساس اهداف دوره ای که در بودجه تعیین شده اند، پیگیری شوند. این اهداف می تواند به صورت ماهانه یا هفتگی تعریف شده باشد و یا اگر مدت پروژه طولانی باشد به صورت سالانه باشد

3 - مدیریت موثر زمان

 هزینه پروژه شما می تواند افزایش یابد اگر شما نتوانید پروژه را در مهلت مقرر به اتمام برسانید. هرچقدر پروژه طولانی تر شود، هزینۀ بالاتر می رود که عملا بدان معنی است که از بودجه پیش بینی شده فراتر می رود. مدیر پروژه باید به طور مداوم تیم خود را از زمان تحویل پروژه مطلع کند تا اطمینان حاصل کند که کار به موقع تکمیل می شود.

4 - کنترل تغییر پروژه

سیستم های کنترل تغییر برای تغییرات بالقوه ای که می تواند در طول دوره پروژه رخ دهد، حیاتی است. به دلیل این که هر تغییری در دامنه پروژه تاثیر مهمی بر زمان تحویل پروژه می گذارد، بنابراین تغییرات می تواند باعث افزایش هزینه های پروژه شود، زیرا برای اتمام پروژه در مهلت مقرر، تلاش مورد نیاز افزایش یابد.

5 - استفاده از ارزش کسب شده

برای شناسایی ارزش کار که تا کنون انجام شده است، استفاده از تکنیک های ارزش کسب شده بسیار مفید است. تکنیک ارزش کسب شده، برای پروژه های بزرگ مفید است و به شما کمک می کند تا هر گونه تغییر سریع که برای موفقیت پروژه ضروری است، اعمال کنید.

Earned Value

ارزش کسب شده یا EV، که به عنوان هزینه بودجه کار انجام شده BCWP نیز نامیده می شود، بدین معنی است که برای میزان کار انجام شده تا زمان گزارش دهی بر طبق بودجه اولیه چقدر مجاز به هزینه کردن بوده ایم.
نحوه محاسبه آن:
EV یا BCWP = درصد پیشرفت واقعی کار تا لحظه گزارش * کل بودجه پروژه